私達 4CREATOR JAPAN は、学会や研究会、協会といった「会員サイト」運営にかかる事務手数を最小化させるソリューションをウェブサイト制作を通じて提供しています。この際、当然ながらウェブサイト制作費のお支払いは生じますが、ご依頼前に非効率な会員サイト運営となっていたケースでは、そのウェブサイト制作費は実質的にゼロになります！
そればかりか新ウェブサイトの利用を続けていけば、計算上収支はプラスに変わります。以下の試算でその理由をお確かめ下さい。
非効率な会員サイト運営にかかるコスト
非効率な会員サイトとは何でしょうか？
実はウェブサイトを利用しながらも、各種オンライン化・自動化が成り立っておらず、郵送による手続き等を行なっている団体は意外にも多くあります。この郵送を絡めた方法は、事務手数が増えるのはもちろん、ヒューマンエラーも起こしやすく、非効率な運営の代表格です。
例えば、多くの学会や研究会、協会では、会員向けに会報を発行しています。またこれら組織では、定期的に選挙によって理事会メンバーの入れ替えを行なっています。この２つを題材に、これらを実行するためのコストを試算してみましょう。
まず試算を行うためのサンプルを以下のように設定してみます。
| 会員数 | 1,500名 |
|---|---|
| 会報 | 年３回発行 |
| 選挙 | ２年に１回実施 |
会報誌コスト
会報１誌の発行に必要な項目と各費用は以下の通りです：
| 印刷費 | 15.68円 | ラクスルでA4中綴じ（オフセット）の冊子を７営業日出荷した場合で算出 |
|---|---|---|
| 送料 | 37円 | 第四種郵便／学術刊行物郵便（100g内） |
| 封書、その他 | 12円 |
以上を前提とした場合、会報１誌あたりのコストは、64.68円となり、会報を1,500名に届けるためのコストは、97,020円と試算されます。会報誌は年に３回発行されるので、年間コストは、291,060円となります。
但し、もし送料で「第四種郵便／学術刊行物郵便（100g内）」が利用できず、定形外郵便として取り扱われた場合は、37円だった送料は140円に跳ね上がります。すると、年間コストは、754,560円となります。
選挙コスト
選挙のための必要な項目と各費用は以下の通りです：
| 印刷費 | 2.85円 | ラクスルでA4サイズのチラシを７営業日出荷した場合で算出 |
|---|---|---|
| 送料 | 168円 | 定型郵便（25g以内）84円×2（往復分） |
| 封書、その他 | 22円 | （返信用封筒を封入） |
以上を前提とした場合、会員一人あたりのコストは192.85円となり、1,500人分のコストは、289,275円となります。
選挙は２年に１回行われる前提なので、１年あたりのコストは、144,638円と試算されます。
２つの要素を合計しますと、少なくとも年間435,698円、最大899,198円のコストが毎年発生していることになります。
ウェブサイト制作費はゼロになる？
4CREATOR JAPAN が手がけている CMS：Joomla! をベースとしたウェブサイトの場合、搭載するエクステンションの内容と制作する記事の内容によりウェブサイト制作費は大きく変動する場合があるので、試算上どれくらいのサイト制作費にするのが適切かは迷うところではありますが、中規模サイトを想定して、ここでは160万円と仮定します。
ここで想像してみて下さい。
オンライン化・自動化により、上記コストがゼロになるとしたら？
実際、これは現実化することなのです！
たとえウェブサイト制作費に160万円がかかったとしても、早くて２年、遅くとも３年半程度で元が取れる計算となります。 そして遅くとも４年後からは上記の支出がない分、収支はプラスになると考えられるのではないでしょうか。
もちろん、これ以外にもサポート費用など、考慮すべきことはありますので、この試算ほど実際は単純な話ではありませんが、非効率な会員サイト運営状態を放置しておくことのデメリットについてはご理解を頂けたはずです。
ウェブサイトを最新の CMS：Joomla! を使ってリニューアルすれば、セキュリティー面でもプラスになりますし、何よりも様々な面で効率化が図れる点も見逃せません（参照：Joomla! の特徴）。
ぜひ決断を後回しにすることなく、中長期的な視点でウェブサイトのリニューアルをご検討下さい。
ご相談をお待ちしております！
